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大型活動策劃執行中(zhōng)的相關要素

大型活動策劃和實施是公(gōng)關工(gōng)作(zuò)常用(yòng)的技(jì )術手段。要有(yǒu)效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什麽樣的情況下使用(yòng)大型活動？大型活動策劃有(yǒu)什麽技(jì )巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有(yǒu)利于我們把大型活動組織的更加完善。
 
一、大型活動的定義
    大型活動策劃是一項有(yǒu)目的、有(yǒu)計劃、有(yǒu)步驟地組織衆多(duō)人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念：
    第一，大型活動要有(yǒu)鮮明的目的性。大型活動往往耗費很(hěn)多(duō)資源，包括人力、物(wù)力。我們經常遇到這樣一些廠家，看到人家公(gōng)司慶典活動，他(tā)也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大、規格更高，但不知為(wèi)什麽,在活動中(zhōng)要傳播什麽信息也不清楚，顯然沒有(yǒu)目的性。
    第二，要有(yǒu)計劃性。凡事都應有(yǒu)計劃，大型活動更不例外，而且更要求有(yǒu)周密的計劃。
    第三，衆多(duō)人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有(yǒu)衆多(duō)的人參與，但并不是參與人數多(duō)就是大型活動。一個單位有(yǒu)一萬個職工(gōng)，要開一個全體(tǐ)大會，也是衆多(duō)人參與，你能(néng)說這是大型活動嗎？大型活動和小(xiǎo)型活動的根本區(qū)别不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。
 
二、大型活動的特點
    1、必須有(yǒu)鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公(gōng)關目标而确立的目的。
    2、廣泛的社會傳播性。
    3、嚴密的操作(zuò)性。在組織大型活動的過程中(zhōng)，給我們成功與失敗的機會隻有(yǒu)一次。因為(wèi)大型活動不同拍電(diàn)影、電(diàn)視，拍電(diàn)影、電(diàn)視能(néng)拍三、四組鏡頭，最後再重新(xīn)編輯，但是策劃大型活動每一次都是現場直播，一旦出現失誤就無法彌補了。
    4、高投資性。一個大型活動往往要投入的資金和費用(yòng)都是比較大的，絕對不可(kě)能(néng)用(yòng)很(hěn)少的資金做出很(hěn)大的活動。
 
三、大型活動策劃
    從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公(gōng)關四步工(gōng)作(zuò)法的要求執行：
    1.立項，就是要把活動作(zuò)為(wèi)一個項目确定下來，這個活動要不要做？為(wèi)什麽做？一定要很(hěn)清晰。
    2.進行調查和可(kě)行性研究。做調查，大家很(hěn)清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有(yǒu)其特殊性，例如調查的内容：國(guó)家關于大型活動方面的政策和法規、公(gōng)衆關注的熱點、曆史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的内容。
    3.提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特别強調群體(tǐ)創意的概念。
    4.結合主題以及場地背景等，做到風格統一。
    5.方案論證，方案不僅要有(yǒu)論證，而且要有(yǒu)科(kē)學(xué)的論證，方案論證通常使用(yòng)定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。
 
 
四、操作(zuò)實施過程應注意的問題
    1、實施操作(zuò)設計。從我個人工(gōng)作(zuò)經驗和研究的結果看，我們應該非常重視實施方案的操作(zuò)設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很(hěn)好，但是由于缺乏操作(zuò)設計，在操作(zuò)過程中(zhōng)出現很(hěn)多(duō)問題，違背了原創精(jīng)神或者沒有(yǒu)達到原創水平。所以，在原則方案确定以後，還要進一步進行操作(zuò)設計，操作(zuò)設計必須包括比較準确的财務(wù)預算，因為(wèi)很(hěn)多(duō)單位做活動，預算做100萬，最後花(huā)了160萬，從現代管理(lǐ)考核這個活動，就不能(néng)說是成功的。
    2、辦(bàn)理(lǐ)審批手續。有(yǒu)人覺得辦(bàn)審批很(hěn)繁瑣，怕麻煩。但在實際工(gōng)作(zuò)中(zhōng)，我們應該希望得到有(yǒu)關單位的審批。這裏給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很(hěn)好的事情，找了很(hěn)多(duō)贊助單位，包括一個煙花(huā)廠贊助了煙花(huā)。當時雖然廣州還沒有(yǒu)規定在城市放煙花(huā)要經過審批，但在公(gōng)衆場所進行活動必須經過審批。這個單位是一個局級單位，他(tā)們認為(wèi)有(yǒu)權在自己的場地上做敬老活動，就沒有(yǒu)向有(yǒu)關單位報批。活動辦(bàn)得很(hěn)熱鬧，有(yǒu)文(wén)藝節目演出，有(yǒu)很(hěn)多(duō)贊助單位給老人送禮品，最後放煙花(huā)，但煙花(huā)一放，遭到了公(gōng)安(ān)機關的追究，為(wèi)什麽？因為(wèi)他(tā)沒有(yǒu)辦(bàn)審批手續，也缺乏民(mín)航管理(lǐ)規範知識，在飛機航線(xiàn)上放煙花(huā)，無論如何都是違法的。
    3、實施操作(zuò)程序的管理(lǐ)。程序化管理(lǐ)是一種科(kē)學(xué)的管理(lǐ)意識，隻有(yǒu)程序化實施，才能(néng)有(yǒu)标準化、科(kē)學(xué)化管理(lǐ)，因而實施設計，重要的是設計出操作(zuò)的規範程序。
    4、方案培訓。在大型活動裏，假如參與的工(gōng)作(zuò)人員不了解全局的策劃意圖，他(tā)們就不能(néng)為(wèi)大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工(gōng)作(zuò)人員進行方案培訓，隻有(yǒu)知情才能(néng)出力。
    5、設計評估标準。一個大型活動的評估應該有(yǒu)一個準确的評估标準。現在很(hěn)多(duō)方案做好以後，往往忽略做評估标準方案，包括我們的客戶很(hěn)少要求我們做評估方案，更不願意付出費用(yòng)，讓專業公(gōng)司給他(tā)做評估報告。我覺得評估标準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可(kě)以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的标準作(zuò)出科(kē)學(xué)評估。
 
五、策劃的技(jì )巧。
    策劃的技(jì )巧很(hěn)多(duō)，今天隻讨論三種方法。
    1、是創造活動的“眼”，“眼”的概念是從文(wén)章的文(wén)眼、歌曲的歌眼中(zhōng)引伸出來的。我們上中(zhōng)學(xué)時讀過朱自清的散文(wén)《背影》，他(tā)用(yòng)白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具(jù)傳神的地方，這就是文(wén)眼。我們唱歌的朋友知道，有(yǒu)很(hěn)多(duō)歌你可(kě)能(néng)不會全部唱出，但是你一聽就能(néng)記下一兩句，你記下的就是最精(jīng)彩之處，說明了這是最具(jù)有(yǒu)傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創造這樣一個非常精(jīng)彩的地方，要有(yǒu)高潮，要把這個環節設計得更有(yǒu)傳播性，這是大型活動創意的核心和關鍵。
    2、是應該有(yǒu)一個比較能(néng)夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳闆，很(hěn)清晰，而且它有(yǒu)中(zhōng)英文(wén)，這些宣傳闆帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國(guó)際公(gōng)共關系交流的概念，這是很(hěn)用(yòng)心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有(yǒu)很(hěn)多(duō)人不太重視，他(tā)們隻考慮某一個活動環節上的創意，而忽略了場地上的創意。
    3、策劃的活動越是新(xīn)穎獨特、出神入化，就越能(néng)吸引觀衆。但強調策劃的創造性、新(xīn)奇性，并不意味着策劃越玄越好，策劃盡管可(kě)以奇象環生、撲朔迷離，但它仍然有(yǒu)一定的規律。需要的是能(néng)夠吸引觀衆。